在庫管理をスプレッドシートから卒業する ― 入出庫と発注を1つの仕組みで管理する
在庫をExcelの一覧表で管理していると、誰かが手で更新した数字が現物とずれていくのは避けられません。発注も別のExcelやメールで管理していると、「発注した分がいつ入荷して在庫に反映されたか」が紐付かず、棚卸のたびに数が合わない、という事態が起きます。
なぜExcelの在庫表は現物とずれるのか
Excelには「何が何個入って、何個出たか」という履歴の概念がありません。誰かが集計済みの数字を直接書き換える運用だと、複数人が同時に更新したり、記入漏れが1件あったりするだけで、シート上の数字と現物の数が静かにずれていきます。気づくのは棚卸で差異が出たときです。
発注を別の文書で管理していると、「発注した分」と「入荷して在庫に反映された分」が自動では紐付かず、人力で突き合わせる作業が発生します。
在庫数は「入出庫履歴」から算出する
d-byeの在庫管理テンプレは、すべての入出庫を1件ずつ履歴（入出庫履歴）として記録し、商品×倉庫ごとの在庫数はその履歴から算出します。誰かが手で書き換える集計値ではありません。複式簿記が「取引履歴」を正とするのと同じ考え方です。
商品・カテゴリ・仕入先・倉庫はFKで結びついたマスタとして管理されるため、発注とその結果の入出庫が自然に紐付き、型対応の検索でどの軸からでも絞り込めます。
棚卸に頼らず在庫状況を把握し、帳票も出せる
ダッシュボード・一覧画面から、商品×倉庫ごとの在庫数をそのまま確認でき、型対応の検索・絞り込みも標準で使えます。監査や棚卸、仕入先への提出用に在庫表のPDFが必要なときも、別途文書を作るのではなく同じデータからそのまま出力できます。
まず動くものを見てから決める
商品・倉庫・入出庫の実データが入った状態でそのままプレビューできます。台帳とダッシュボードが実際にどう動くかを先に見てから、自社の商品構成に合わせて項目を調整するのが早い進め方です。